Quy trình phỏng vấn theo năng lực & mẫu rubric chấm điểm (GUIDE cho nhà tuyển dụng)

Mục lục nhanh

1. Quy trình phỏng vấn theo năng lực là gì & vì sao dùng

2. Thiết kế competency (competencies) cho vị trí

3. STAR method — khung hỏi mẫu

4. Bank câu hỏi theo competency (mẫu)

5. Mẫu rubric chấm điểm (scale 0–4) + cách tính điểm & threshold

6. 3 ví dụ rubric theo vị trí (Sales / Dev / Accounting)

7. Quy trình phỏng vấn áp dụng rubric (flow + roles)

8. Cách giảm bias & best practices

9. Checklist triển khai & CTA (tải template)

1. Phỏng vấn theo năng lực là gì & vì sao dùng

Quy trình phỏng vấn theo năng lực tập trung hỏi bằng chứng cụ thể về hành vi/ứng xử trong quá khứ để đánh giá năng lực thực tế — thay vì hỏi ý kiến chung chung. Lý do nên dùng:

• Tăng tính khách quan, dự đoán performance tốt hơn.

• Dễ chuẩn hoá & so sánh nhiều ứng viên.

• Giảm bias cá nhân nếu dùng rubric chuẩn.

2. Thiết kế năng lực cho vị trí

Bước ngắn gọn:

1. Xác định 5–7 competency quan trọng cho vị trí (bao gồm technical + behavioral).

2. Mô tả ngắn mỗi competency bằng tiêu chí hành vi quan sát được (observable behaviors).

3. Gán trọng số cho mỗi competency theo mức độ ảnh hưởng tới success trong role.

Ví dụ competency (mô tả ngắn):

• Technical proficiency (kỹ thuật chuyên môn): Có thể làm được task A/B/C.

• Problem solving (giải quyết vấn đề): Phân tích nguyên nhân, đưa giải pháp cụ thể.

• Communication: truyền đạt rõ ràng, thuyết phục stakeholder.

• Ownership/Drive: chủ động, theo đuổi kết quả.

• Cultural fit / Collaboration: hòa nhập & làm việc nhóm.

3. STAR method — khung hỏi mẫu

Yêu cầu ứng viên trả lời theo cấu trúc STAR:

• S (Situation): Bối cảnh.

• T (Task): Nhiệm vụ/mục tiêu của họ.

• A (Action): Hành động cụ thể họ làm.

• R (Result): Kết quả, số liệu/impact.

Khi phỏng vấn, khuyến khích interviewer probe (hỏi sâu) vào phần Action & Result: “Bạn đóng góp cụ thể gì?”, “Bạn đo lường kết quả ra sao?”, “Nếu làm lại, bạn làm khác không?”

4. Bank câu hỏi theo competency (mẫu)

Mỗi competency 2–3 câu. Hỏi mở, yêu cầu ví dụ cụ thể.

Problem solving

• “Kể cho tôi về lần bạn gặp một vấn đề phức tạp trong dự án — bạn đã phân tích và đưa giải pháp thế nào?”

• Probe: “Bạn ưu tiên bước nào trước? Kết quả đo được là gì?”

Communication

• “Kể về tình huống bạn phải truyền tải thông tin khó cho khách hàng/leader — bạn chuẩn bị thế nào? Kết quả ra sao?”

Ownership / Drive

• “Kể về lần bạn chủ động nhận trách nhiệm vượt ra ngoài mô tả công việc — điều bạn làm và tác động?”

Technical

• Dev: “Mô tả một technical challenge bạn từng giải quyết — bạn đã quyết định kiến trúc thế nào và tại sao?”

• Sales: “Chia sẻ case bạn từng chốt hợp đồng khó — quy trình bạn dùng để close?”

Cultural fit / Collaboration

• “Kể về lần bất đồng quan điểm trong team — bạn tham gia xử lý như thế nào?”

5. Mẫu rubric chấm điểm (scale 0–4) + cách tính điểm & threshold

Scale (đề xuất)

• 0 — Không có bằng chứng / không trả lời

• 1 — Yếu: Có kinh nghiệm rất hạn chế, không thuyết phục

• 2 — Trung bình: Đạt yêu cầu tối thiểu, thiếu sâu/số liệu

• 3 — Tốt: Có bằng chứng rõ ràng, có kết quả

• 4 — Xuất sắc: Bằng chứng mạnh, tỷ lệ thành công/impact rõ ràng

Cấu trúc rubric (mẫu chung)

Cách tính:

1. Interviewer cho điểm 0–4 cho mỗi competency.

2. Weighted score = Score × Weight. (Ví dụ score 3 × weight 30% = 0.9)

3. Tổng các weighted score = final score (mức tối đa 4 × 100% = 4.0).

4. Threshold gợi ý: >= 3.0 → Strong hire; 2.5–2.9 → Consider (callbacks, reference); <2.5 → Reject.

Gợi ý: dùng threshold mềm kèm điều kiện: nếu một competency critical (ví dụ technical) <2 thì không hire dù tổng điểm cao.

6. 3 ví dụ rubric theo vị trí (Sales / Dev / Accounting)

A) Rubric — Sales Executive (weights đề xuất)

Ví dụ scoring (ứng viên A): 3, 2, 3, 3, 3 → Weighted total = 3×0.3 + 2×0.2 + 3×0.2 + 3×0.15 + 3×0.15 = 0.9+0.4+0.6+0.45+0.45 = 2.8 → Consider (lọc thêm ref check)

B) Rubric — Software Developer (weights đề xuất)

Note: kỹ thuật thấp (<2) → typically reject.

C) Rubric — Accounting / Finance (weights đề xuất)

7. Quy trình phỏng vấn áp dụng rubric (flow & roles)

1. Screening call (HR) — confirm motivation, salary expectation, availability (10–15 phút) — không chấm rubric detail, chỉ Pass/Fail.

2. Technical / Task round (hiring manager / SME) — đánh technical competency, chấm rubric phần technical.

3. Behavioral round (panel: hiring mgr + peer + HR) — dùng STAR questions, mỗi interviewer chấm cùng rubric độc lập.

4. Final decision (hiring manager + HR) — tổng hợp điểm, ref check nếu cần, offer hoặc reject.

5. Document: lưu rubric + notes vào ATS/GSheets để audit.

Roles:

• HR: điều phối, bias control, admin.

• Hiring manager: chủ trì technical & decision.

• Peer: đánh collaboration & culture fit.

8. Cách giảm bias & best practices

• Chuẩn hoá câu hỏi: dùng cùng bank câu hỏi cho tất cả ứng viên trong vòng.

• Blind CV (nếu cần): ẩn tên/tuổi để giảm bias.

• Multiple interviewers & independent scoring: each interviewer scores before discussion.

• Calibrate interviewers: trước ngày phỏng vấn, tổ chức short calibration session để thống nhất tiêu chí 0–4.

• Record evidence: lưu ví dụ ứng viên nêu (quotes, số liệu) để later justification.

• Use behavioural evidence only: tránh hỏi ý kiến / phỏng đoán.

9. Checklist triển khai (quick action list)

• Xác định 5–7 competency & mô tả observable behaviors.

• Gán weight (%) cho mỗi competency theo priority.

• Soạn bank câu hỏi STAR cho mỗi competency.

• Tạo rubric (Excel/Google Sheets) — scale 0–4 + weight + auto calc total.

• Tổ chức calibration session cho interviewer.

• Lưu kết quả + notes vào ATS / Sheet; set threshold & decision rule.

• Thực hiện ref check với ứng viên vượt threshold.

Liên Hệ

Email: Vieclam@jobfull.vn

Sđt: 0944 714 395 (Ms. Vân) |  096 991 5754 (Ms. Thảo)

Fanpage: Jobfull Partner

Xem thêm các bài viết khác:

Tuyển dụng hiệu quả cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên chọn kênh tuyển dụng nào